Переход на VK WorkMail: наш опыт перевода заказчиков

Дата: 18.12.2023

Комментариев: 0

Сегодня хочу поделиться с вами нашим опытом перевода заказчиков на корпоративный почтовый сервис VK WorkMail (OnPrem). Решение о переходе на VK WorkMail было продиктовано несколькими ключевыми факторами. Во-первых, мы искали более функциональное и надежное решение по сравнению с предыдущей системой. Во-вторых, нас привлекла перспектива улучшения организации рабочих процессов благодаря интегрированным инструментам, таким как календарь, масштабируемость и расширенные функции безопасности. И, конечно, мы рассчитывали на высокий уровень поддержки и стабильность работы сервиса.

Что такое VK WorkMail?

Как сам VK WorkMail рассказывает о себе – это не просто почтовый сервис, а целый набор инструментов для улучшения корпоративной коммуникации и организации работы. В его основе — идея обеспечить бесперебойную и безопасную работу с электронной почтой, организацию встреч и эффективное взаимодействие в команде.

Кстати, в своем Telegram-канале я делюсь IT-советами для руководителей бизнеса, которые помогают узнать, где теряются деньги и как проверить системных администраторов.

Основные функции и возможности:

• Электронная почта: Начнем с базового – отправка и получение электронных писем. VK WorkMail позволяет легко управлять почтой, группировать письма в треды и создавать фильтры. Это упрощает навигацию и помогает держать вашу почту в порядке.

• Календарь: Эта функция – настоящая находка для планирования. Вы можете настроить свой рабочий график, организовывать встречи и события. Календарь напомнит вам о важных делах, так что забывать о встречах и сроках теперь будет сложнее.

• Адресная книга: Управляйте своими контактами легко и эффективно. Искать нужного человека, добавлять в избранное или создавать группы контактов теперь можно без лишних хлопот.

• Безопасность: VK WorkMail серьезно подходит к вопросу безопасности. К сожалению никаких механизмов связанных с защитой от Spam и вирусов у продукта не предусмотрено, как это на сегодня есть во всех аналогичных системах.

Преимущества для корпоративных пользователей:

• Простота и интуитивность: Интерфейс VK WorkMail прост и понятен, что облегчает переход с других сервисов и сокращает время на обучение сотрудников. Нет такого человек в России, кто бы хоть раз не пользовался серсом mail.ru (а это тот самый VK WorkMail).

• Универсальность: Отлично подходит как для малого и среднего бизнеса, так и для крупных корпораций, благодаря гибкости настроек и функциональности.

• Интеграция: VK WorkMail легко интегрируется с другими инструментами и сервисами, что делает его универсальным решением для бизнеса.

• Экономия времени и ресурсов: Все необходимые инструменты для коммуникации и организации работы собраны в одном месте, что существенно экономит время и ресурсы компании.

Наш негативный опыт с VK WorkMail

Как говорится, не все то золото, что блестит. Наш опыт с VK WorkMail, к сожалению, оказался не таким уж радужным. Давайте поговорим о проблемах, с которыми мы столкнулись.

Проблемы при переходе и использовании:

• Отсутствие технической поддержки: Когда мы начали переводить на VK WorkMail, одной из самых больших проблем было отсутствие адекватной технической поддержки от VK Group. Мы чувствовали себя как в лесу без компаса. Ответы от техподдержки после срыво контракта начали приходить спустя год.

• Проблемы с инструкциями и настройками: Инструкции по установке и настройке были написаны просто и но не точно. Рекомендации по версии OS были ошибочными и как потом выяснилось вообще не допустимыми. Это создавало дополнительные препятствия для нас.

• Нагрузка на отдел разработки: Из-за проблем с настройкой отдел разработки VK WorkMail оказался под огромным давлением. Поначалу разработчики нам помогали как могли, но потом просто отказались от взаимодействия из-за задержек в других проектах и увеличению стресса среди сотрудников.

• Проблемы со стороны клиентов: Наши клиент также страдал, поскольку у них возникали трудности с взаимодействием через новую систему. Отсутствие четкой документации осложнило процесс общения и решения их запросов.

Влияние на работу компании и клиентов:

Эти проблемы серьезно затронули нашу работу. Проекты замедлялись, сотрудники чувствовали разочарование, а у клиентов возникало недовольство нами. Все это привело к понижению общей эффективности и ухудшению взаимоотношений с клиентом. И в дальнейшем клиент потребовал выполнить миграцию с VK WorkMail уже на CommuniGate Pro (читайте статью про судебные тяжбы про CommuniGate Pro).

Решение проблем и альтернативные меры

Перед лицом этих трудностей мы попытались найти выход. Вот что мы делали:

Попытки решения:

• Собственные решения: Мы пытались сами разобраться с настройками и инструкциями, но это требовало много времени и ресурсов т. к. данный продукт ранее даже не предполагалось продавать OnPrem, то в нём оказались обломки интеграции с SAP и другими решениями VK Group. Настройки были категорически не интуитивно понятными и порой закопаны в таких дебрях, что знали это только разработчики данного ПО.

• Обратная связь с VK Group: Мы обращались в VK Group за помощью и поддержкой, но к сожалению, отклик был медленным и не всегда эффективным. А точнее сказать нам через год начали приходить первые ответы из техподдержки с вопросом “Мы ознакомились с вашим запросом. Скажите пожалуйста, проблема ещё сохранилась?” Было так смешно, что хотелось плакать.

Переход на Communigate Pro:

После взвешивания всех за и против, заказчик решили перейти на Communigate Pro. Вот почему:

• Лучшая поддержка: Communigate Pro предлагал более качественную техническую поддержку, что было критически важно для заказчика.

• Более понятные инструкции и настройки: Настройка и использование Communigate Pro более простые и понятными, что значительно упростило процесс интеграции. Продукт изначально разрабатывался как OnPrem решение.

• Положительный опыт других пользователей: Отзывы других компаний о Communigate Pro были в основном положительными, что укрепило решение о переходе в глазах заказчика.

В конечном итоге, переход на Communigate Pro оказался правильным решением. Это улучшило мнение заказчика о нас, повысило удовлетворенность сотрудников заказчика и помогло вернуть наши проекты на правильный путь.

***

Наш опыт с VK WorkMail был, мягко говоря, учебным. И хотя мы столкнулись с немалыми трудностями, это дало нам ценные уроки, которыми мы хотели бы поделиться.

Уроки, которые мы извлекли:

• Важность техподдержки: Одним из ключевых моментов при выборе корпоративного почтового сервиса является качество и доступность технической поддержки. Это может существенно упростить или усложнить процесс перехода и дальнейшую эксплуатацию системы. На пилотном проекте техподдержка отвечала адекватно (как потом выяснилось, это были сами разработчики, а не техподдержка). По этому надо заходить сразу с нескольких сторон и проверять насколько реально существует техподдержка и на сколько там адекватные сотрудники.

• Тщательное тестирование перед переходом: Прежде чем полностью перейти на новую систему, важно провести всестороннее тестирование, чтобы убедиться, что она соответствует всем вашим требованиям и ожиданиям. Мы провели пилотный переход и при малой нагрузке всё было прекрасно. Проблемы начались когда перевели реально всю компанию и сервис на 5-й день работы завис “скушав” всю оперативную память. Как потом нам пояснили что “утечки памяти, это нормально”.

• Обучение и адаптация персонала: Переход на новую систему требует времени и ресурсов для обучения сотрудников. Убедитесь, что у вас есть план для этого и что ваш персонал готов к изменениям. Т. е. проведите на пилотной группе пользователей полноценное тестирование (а не формальное). И соберите все негативные отзывы в структурированную форму. Разделите на три категории “Критично”, “Важно” и “Пожелания”. Начните устранение “Критичных” недостатков сразу.

Перспективы VK WorkMail

Несмотря на наш негативный опыт, мы считаем, что у VK WorkMail есть потенциал. Возможно, с улучшением их техподдержки и доработкой административного раздела, выкидыванием из продукта всех атавизмов связанных с системами существующими только в VK Group, интеграция с системами защиты от вирусов и спама (встроить движок KAV в почтовый сервер как это делает CommuniGate Pro), реализовать протокол ICAP для интеграции с DLP системами и протокол NDMP для создания резервных копий то этот сервис сможет стать востребованным решением на рынке корпоративных почтовых сервисов. Как не верти, но продукт всё же работает на https://e.mail.ru/ уже много лет, миллионы пользователей довольны сервисом (хотя может только потому что он бесплатный).

Выбор правильной корпоративной почтовой системы – это не просто техническое решение, это решение о том, как ваша компания будет общаться внутри и вне. Этот выбор может повлиять на продуктивность, эффективность и даже на корпоративную культуру. Поэтому подходите к этому выбору взвешенно и с учетом всех аспектов.